Como melhorar a sua gestão no condomínio e identificar desperdícios

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Sabemos que a gestão do condomínio não é uma tarefa fácil, mas está longe de ser impossível. O importante é ter ciência de que o síndico precisa estar atento a muitos pontos relacionados à administração. Estamos falando de questões que envolvem desde a organização das atividades administrativas até das atividades mais práticas do dia a dia, tal como estar à disposição para atender os condôminos nas mais diversas situações.

Neste artigo, queremos enfatizar um desses pontos, que é o controle dos custos e das despesas do condomínio. Afinal, no que diz respeito à gestão, essa é uma das responsabilidades mais importantes do síndico.

Mas como saber se há desperdícios e como administrar bem o capital do condomínio a fim de que seja possível investir os recursos no que realmente é preciso? Continue conosco e entenda! Boa leitura!

Como saber se há desperdício de dinheiro na gestão do condomínio?

Antes de partimos para as dicas sobre gestão do condomínio, vamos destacar alguns sinais que indicam que há um desperdício de dinheiro na rotina da administração do prédio. Afinal, existem casos em que se desconhecem as razões que levam ao gasto desnecessário dos recursos.

Veja a seguir quais são os indícios de má gestão:

  • falta do controle de pagamento de serviços e fornecedores contratados;
  • ausência de acompanhamento da situação dos inadimplentes do condomínio;
  • falta de acompanhamento do uso de recursos de manutenção, tal como os materiais de limpeza;
  • falta de políticas que prezam pela economia relacionada às estruturas do prédio (os elevadores, por exemplo);
  • ausência de ações para conscientizar funcionários e moradores sobre a importância da economia de água e energia;
  • ter infraestrutura inadequada, tal como não prestar atenção ao tipo de lâmpada ideal para cada ambiente do condomínio.

Esses são os pontos mais comuns e servem como um bom ponto de partida para ver se o condomínio está gastando mais do que deveria.

Como melhorar a gestão do condomínio?

Depois de entender alguns dos sinais que mostram onde está a fonte de possíveis gastos excessivos, é importante ter em mente que uma boa gestão do condomínio é a chave para evitar problemas como os que listamos acima.

Então, vamos explicar a seguir algumas ações que podem ser tomadas a fim de melhorar a gestão do condomínio. Confira as dicas que preparamos com esse enfoque, elas são essenciais para que a saúde financeira da condomínio seja a melhor possível.

Conte com a ajuda da tecnologia

Hoje, a tecnologia é uma das maiores aliadas no que diz respeito a alcançar um bom desempenho nas atividades relacionadas à gestão de qualquer negócio. A boa notícia é que já existem soluções específicas, que possuem foco nos condomínios e no trabalho do síndico.

Por isso, contar com uma solução tecnológica é algo básico, e que faz toda a diferença no trabalho do síndico. Hoje, é possível encontrar desde aplicativos de comunicação, até recursos que facilitam a gestão das atividades, deixando-as mais fáceis de serem executadas e totalmente integradas — principalmente quando o assunto é a gestão financeira, tornando-a menos complexa.

Não descarte a possibilidade de contratar uma empresa especialista no assunto, que ofereça esse tipo de serviço. Isso pode ser o que você e o seu condomínio estão precisando para evitar o acúmulo de problemas e solucionar questões de maneira prática e imparcial.

Tenha o controle sobre as finanças

Sem dúvida alguma, ter um bom controle sobre as finanças é o caminho para o sucesso na gestão do condomínio. Independentemente de qual seja a preferência do síndico sobre como isso será feito (utilizando planilhas, arquivos, softwares etc.), é importante que aconteça.

Assim como comentamos anteriormente, a tecnologia ajuda muito nessa questão,. Então, não é preciso quebrar muito a cabeça para cumprir as suas obrigações de maneira leve. O mais importante é que o síndico tenha ciência de como andam as contas do condomínio para poder agir firme e rapidamente quando for preciso.

Saiba que esse controle ajuda, acima de tudo, a planejar o futuro e a entender o que deve ser priorizado para que o funcionamento do condomínio não fique comprometido.

Foque em ter uma boa comunicação

A gestão de um condomínio não envolve somente lidar com contas e atividades administrativas. Essa responsabilidade exige uma boa comunicação também. Afinal, será preciso manter contato pessoal com uma certa regularidade.

Estamos falando do relacionamento com condôminos, prestadores de serviços, funcionários, etc. Então, é preciso entender a melhor maneira de se comunicar com cada um deles, seja por telefone, por mensagens, por e-mail, ou até mesmo por um quadro de comunicação no próprio condomínio.

O importante é entender, também, quais ferramentas ajudam a atingir esse objetivo da maneira mais eficiente possível. Nesse caso, qualidade é muito melhor do que quantidade.

Preze pela organização

Prezar pela organização também é algo importante, visto que o síndico lida com um volume grande de informações, principalmente registros, pagamentos, extratos bancários, dentre outras que são relevantes para a sua gestão.

Por isso, é essencial que tudo isso seja sempre facilmente acessado quando for preciso, evitando qualquer atraso ou pendência na própria gestão do condomínio. Além disso, também é preciso prezar pela organização das responsabilidades e compromissos que envolvem a atividade de síndico.

Afinal, assim como em toda profissão, isso é essencial para conseguir ter um bom desempenho na função administrativa.

Busque ajuda profissional

Por fim, nossa última dica está relacionada à busca de ajuda profissional. Sabemos que, muitas vezes, o síndico não é um especialista em assuntos administrativos e outros temas que são importantes para a sua gestão, como a área jurídica.

Então, contar com uma empresa que tem esse tipo de conhecimento é uma boa opção para tornar a sua gestão mais eficiente. Atualmente, existem diversas empresas que oferecem o serviço de auxílio na gestão do condomínio e utilizam a tecnologia como aliada. Basta analisar qual delas oferece as melhores soluções.

Como você pôde perceber, é possível fazer a gestão do condomínio de maneira fácil e descomplicada, mas com eficiência e responsabilidade. A saúde financeira do condomínio depende, entre outras questões, de saber quando e onde procurar auxílio.

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